商務(wù)會議中主要為很多瑣碎的事,，所以要求的是細心（時間在2天以上的會議）,。
　　1.場地：在商務(wù)會議中要注意以下幾點
　　 a.客戶是否需要地點在公司的附近（一 般情況下客戶會要求在自己的公司附近,，這樣客戶往返公司方便）
　　 b.距離機場和火車站的距離及交通情況 （要考慮到在會議前和后會安排接站和接機,，如果交通不方便經(jīng)常堵車的話,，就需要增加會務(wù)的車輛,，增加成本）
　　 c.周邊環(huán)境（周遍環(huán)境一定要好,，如果過于雜亂的話對整體形象有很大的影響）
　　 d.價格及硬件設(shè)施（酒店在功能上分商 務(wù)酒店,，會議酒店,，和旅游酒店）
　　 商務(wù)酒店：主要接待的是商務(wù)散客,，酒店硬件設(shè)施較好，但價格貴而且會場不會很充足
　　 會議酒店：主要以接待會議為主,，這種酒店在設(shè)計初始就是以接待大型會議為主（如中苑酒店,、京西賓館），所以選擇地點要以會議酒店為主,。
　　 旅游酒店：酒店以接待旅游團為主,，酒店環(huán)境會很差，而且旅游團對酒店硬件的損害會很大,，所以要避免選擇這類酒店,。
　　2.前期安排：在前期安排中有以下幾點要注意
　　 a.是否需要接站接機，如果客戶有此要求要客戶提供人員到京時間表,，如果是火車要詳細到幾號車廂,，根據(jù)到京人員的時間、航班和車次來計算需要多少輛會務(wù)車輛,。
　　 b.酒店房間安排,，房間最好是選擇整層的包住，這樣好方便管理,。同時要問明是否有人需要單獨住,，有沒有領(lǐng)導(dǎo)需要套間，有沒有特殊要求,。
　　 C.鮮花和水果,，有的客戶要求在房間中放水果，在套間里放鮮花,。水果的采購可以在五道口果品批發(fā)市場采購,，但要記住的是在事先要計算好數(shù)量，如果有需要削皮的水果要配水果刀,。水果要多買一些,，分送酒店的客房部、餐飲部,、銷售部,，這幾個部門會在會議中提供很大的幫助。
　　 d.會務(wù)車輛安排,，在會務(wù)車輛的使用中可以使用出租的紅旗車,，但要注意的是這些車也要主要做會議的，這些車輛沒有護網(wǎng),，沒有頂燈,，而且車況較好，不要使用在大街上拉散客的車輛,。車輛的使用,，要主要是在前期接站和后期的送站，如果中間客戶要求在會議期間安排會務(wù)車輛,，要給司機留出房間,。
　　 e.如果需要提供預(yù)定回程機票、火車票,，要提前聯(lián)系好出票點,。
　　f.酒店的協(xié)調(diào)，要提前跟酒店協(xié)商好會議日程,，具體到每天開房的數(shù)量,，用餐人數(shù)，會場的使用和布置,，接待的安排,，如果有高級別領(lǐng)導(dǎo)到場還要指定詳細的保衛(wèi)方案。停車位的使用,。
g活動報批有以下幾條,。
1.交通：大型活動要提前向交管部門備案，現(xiàn)場人數(shù)過多或級別很高時要請交警到現(xiàn)場維持秩序,。準備好活動車證,。
2.環(huán)衛(wèi)：大型露天活動，要提前安排好臨時廁所,，及垃圾清掃運輸,。
3.當?shù)毓芾聿块T：在活動舉辦的區(qū)域要提前到管理部門備案，審批,。
4.用餐：因大型活動參加人數(shù)較多所以要提前和送餐公司預(yù)定,。
5.舞美：大型活動當中要慎重選用舞美公司，因為小公司雖然便宜但沒有資質(zhì),，在報批活動的時候會增加不必要的麻煩,，而大型舞美公司，比如燈光（工體）,，舞臺搭建（北奧）等,，因這些公司都長期于各管理部門打教導(dǎo)，所以雖然價格會貴,，但是可以省下很多不必要的麻煩和費用,。

例子：

?a.在會議開始前一天進住酒店，安排好第二天的接站接機及接待工作,。接站和接機的安排可在會務(wù)司機中指定一人來協(xié)調(diào)和安排因為他們長期在路上跑對時間的掌控會比較穩(wěn)妥,。
　　 b.第二天主要是安排入住，要提前和前臺聯(lián)絡(luò),，開房把房間鑰匙拿到手,，但要注意的是如果不和前臺提前說好,，會從拿到房間鑰匙的那一刻開始計算房費，一定要爭取做到,，先拿到鑰匙,，在客人入住后在通知前臺開始記費。安排好總機為客人在第二天叫早,。
　　 c.會議正式開始的一天
　　 06：00：提前檢查早餐是否準備好,，等待客人開始用餐。
　　 06：30：客人開始用餐時檢查會場準備,，及路牌指引,。
　　07：00：會議開始，在會場門口檢查參會人員證件,，協(xié)調(diào)會場安排,。要注意是否有不是參會人員進入現(xiàn)場。 09：00：和酒店確認午餐及下午會場的安排,，及解決會議中出現(xiàn)的問題,。
　　 10：30：會議結(jié)束后，安排參會人員先回房間休息,。
　　 10：30：檢查午餐安排
　　 11：30：引導(dǎo)參會人員用餐（注意和餐飲部人員搞好關(guān)系,，因為這種會議一般為自助餐，餐廳門口的禮儀小姐手中會有個計數(shù)器,，酒店會根據(jù)記錄的人數(shù)來結(jié)算,。）
　　 13：00：引導(dǎo)參會人員回房間休息。
　　 13：00：進行樓層巡視,，避免外來人員打擾客人休息,，注意安全（小偷及會議騙子）。如果是公司的采購部門等重點部門會議,，要避免銷售公司的打擾,，所有送客人的東西一定要由會務(wù)組轉(zhuǎn)交。
　　 13：30：檢查下午會場準備情況
　　 14：00：同上午會議期間安排
　　 16：30：引導(dǎo)回房間休息
　　 16：30：檢查晚餐安排（此處注意,，有很多參會人員晚上不在酒店用餐,，如果是桌餐的話要提前確認好人數(shù)）
　　 17：30：引導(dǎo)參會人員用晚餐
　　 19：00：引導(dǎo)參會人員回房間休息
　　 19：30：和酒店確認第二天安排
　　 20：00：和主辦方商討第二天的安排，并確認當天所增加的費用,。
　　 20：00：在樓層巡視,，注意安全，晚上客人會到別的房間走動而不關(guān)自己的房間門,，同時一些會議騙子會在這個時間以同是參加會議的人員,，一起打牌等手段對參會人員進行詐騙。
　　 24：00：酒店前臺會對酒店各個部門當天產(chǎn)生的費用進行統(tǒng)計,，要到前臺要當天會議所發(fā)生的全部費用,，回來和自己記錄的情況進行比對,，如發(fā)現(xiàn)錯誤要在第二天和銷售部協(xié)調(diào)。
　　 如第三天會議沒有其他變動繼續(xù)按此流程運做,。
　　4.會議結(jié)束的前一天：要聯(lián)絡(luò)出票,，把參會人員預(yù)定的車票和機票送到參會人員手里，并確認第二天離店時間,。
　　5.會議結(jié)束：a.安排車輛的送站送機。
　　 b.和酒店搞好關(guān)系的話客人在4點前離點的話可以只收半天房費,。
　　 c.送走所有參會人員后和酒店進行結(jié)算,。
　　 d.和會務(wù)用車進行結(jié)算。（這些司機都是在會議結(jié)束后當時結(jié)算,，他們可以提供包車用發(fā)票）
　　
　　 在商務(wù)會議中,，因為現(xiàn)在的價格都是很明的，所以在會議中一定要細心,，在房,、餐、水果,、用車,、會場、設(shè)備等使用中都可以節(jié)省費用,。 但前提是一定要和酒店人員搞好關(guān)系,，這也是辦好會議的關(guān)鍵。必要時可以分給銷售部主管此會議的人員一些好處費,。我們做會議時曾經(jīng) 從上述這些環(huán)節(jié)獲得5%的利潤,。做好商務(wù)會議的兩個關(guān)鍵是1.細心2.和酒店搞好關(guān)系。