商務(wù)會(huì)議中主要為很多瑣碎的事,，所以要求的是細(xì)心（時(shí)間在2天以上的會(huì)議）。
　　1.場(chǎng)地：在商務(wù)會(huì)議中要注意以下幾點(diǎn)
　　 a.客戶是否需要地點(diǎn)在公司的附近（一 般情況下客戶會(huì)要求在自己的公司附近,，這樣客戶往返公司方便）
　　 b.距離機(jī)場(chǎng)和火車站的距離及交通情況 （要考慮到在會(huì)議前和后會(huì)安排接站和接機(jī),，如果交通不方便經(jīng)常堵車的話,，就需要增加會(huì)務(wù)的車輛,，增加成本）
　　 c.周邊環(huán)境（周遍環(huán)境一定要好，如果過于雜亂的話對(duì)整體形象有很大的影響）
　　 d.價(jià)格及硬件設(shè)施（酒店在功能上分商 務(wù)酒店,，會(huì)議酒店,，和旅游酒店）
　　 商務(wù)酒店：主要接待的是商務(wù)散客，酒店硬件設(shè)施較好,，但價(jià)格貴而且會(huì)場(chǎng)不會(huì)很充足
　　 會(huì)議酒店：主要以接待會(huì)議為主,，這種酒店在設(shè)計(jì)初始就是以接待大型會(huì)議為主（如中苑酒店、京西賓館）,，所以選擇地點(diǎn)要以會(huì)議酒店為主。
　　 旅游酒店：酒店以接待旅游團(tuán)為主,，酒店環(huán)境會(huì)很差,，而且旅游團(tuán)對(duì)酒店硬件的損害會(huì)很大，所以要避免選擇這類酒店,。
　　2.前期安排：在前期安排中有以下幾點(diǎn)要注意
　　 a.是否需要接站接機(jī),，如果客戶有此要求要客戶提供人員到京時(shí)間表，如果是火車要詳細(xì)到幾號(hào)車廂,，根據(jù)到京人員的時(shí)間,、航班和車次來計(jì)算需要多少輛會(huì)務(wù)車輛。
　　 b.酒店房間安排,，房間最好是選擇整層的包住,，這樣好方便管理。同時(shí)要問明是否有人需要單獨(dú)住,，有沒有領(lǐng)導(dǎo)需要套間,，有沒有特殊要求。
　　 C.鮮花和水果,，有的客戶要求在房間中放水果,，在套間里放鮮花。水果的采購可以在五道口果品批發(fā)市場(chǎng)采購,，但要記住的是在事先要計(jì)算好數(shù)量,，如果有需要削皮的水果要配水果刀。水果要多買一些,，分送酒店的客房部,、餐飲部、銷售部,，這幾個(gè)部門會(huì)在會(huì)議中提供很大的幫助,。
　　 d.會(huì)務(wù)車輛安排，在會(huì)務(wù)車輛的使用中可以使用出租的紅旗車,，但要注意的是這些車也要主要做會(huì)議的,，這些車輛沒有護(hù)網(wǎng),，沒有頂燈，而且車況較好,，不要使用在大街上拉散客的車輛,。車輛的使用，要主要是在前期接站和后期的送站,，如果中間客戶要求在會(huì)議期間安排會(huì)務(wù)車輛,，要給司機(jī)留出房間。
　　 e.如果需要提供預(yù)定回程機(jī)票,、火車票,，要提前聯(lián)系好出票點(diǎn)。
　　f.酒店的協(xié)調(diào),，要提前跟酒店協(xié)商好會(huì)議日程,，具體到每天開房的數(shù)量，用餐人數(shù),，會(huì)場(chǎng)的使用和布置,，接待的安排，如果有高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)到場(chǎng)還要指定詳細(xì)的保衛(wèi)方案,。停車位的使用,。
g活動(dòng)報(bào)批有以下幾條。
1.交通：大型活動(dòng)要提前向交管部門備案,，現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)過多或級(jí)別很高時(shí)要請(qǐng)交警到現(xiàn)場(chǎng)維持秩序,。準(zhǔn)備好活動(dòng)車證。
2.環(huán)衛(wèi)：大型露天活動(dòng),，要提前安排好臨時(shí)廁所,，及垃圾清掃運(yùn)輸。
3.當(dāng)?shù)毓芾聿块T：在活動(dòng)舉辦的區(qū)域要提前到管理部門備案,，審批,。
4.用餐：因大型活動(dòng)參加人數(shù)較多所以要提前和送餐公司預(yù)定。
5.舞美：大型活動(dòng)當(dāng)中要慎重選用舞美公司,，因?yàn)樾」倦m然便宜但沒有資質(zhì),，在報(bào)批活動(dòng)的時(shí)候會(huì)增加不必要的麻煩，而大型舞美公司,，比如燈光（工體）,，舞臺(tái)搭建（北奧）等，因這些公司都長期于各管理部門打教導(dǎo),，所以雖然價(jià)格會(huì)貴,，但是可以省下很多不必要的麻煩和費(fèi)用。

例子：

?a.在會(huì)議開始前一天進(jìn)住酒店，安排好第二天的接站接機(jī)及接待工作,。接站和接機(jī)的安排可在會(huì)務(wù)司機(jī)中指定一人來協(xié)調(diào)和安排因?yàn)樗麄冮L期在路上跑對(duì)時(shí)間的掌控會(huì)比較穩(wěn)妥,。
　　 b.第二天主要是安排入住，要提前和前臺(tái)聯(lián)絡(luò),，開房把房間鑰匙拿到手,，但要注意的是如果不和前臺(tái)提前說好，會(huì)從拿到房間鑰匙的那一刻開始計(jì)算房費(fèi),，一定要爭(zhēng)取做到,，先拿到鑰匙，在客人入住后在通知前臺(tái)開始記費(fèi),。安排好總機(jī)為客人在第二天叫早,。
　　 c.會(huì)議正式開始的一天
　　 06：00：提前檢查早餐是否準(zhǔn)備好，等待客人開始用餐,。
　　 06：30：客人開始用餐時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備,，及路牌指引。
　　07：00：會(huì)議開始,，在會(huì)場(chǎng)門口檢查參會(huì)人員證件，協(xié)調(diào)會(huì)場(chǎng)安排,。要注意是否有不是參會(huì)人員進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng),。 09：00：和酒店確認(rèn)午餐及下午會(huì)場(chǎng)的安排，及解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題,。
　　 10：30：會(huì)議結(jié)束后,，安排參會(huì)人員先回房間休息。
　　 10：30：檢查午餐安排
　　 11：30：引導(dǎo)參會(huì)人員用餐（注意和餐飲部人員搞好關(guān)系,，因?yàn)檫@種會(huì)議一般為自助餐,，餐廳門口的禮儀小姐手中會(huì)有個(gè)計(jì)數(shù)器，酒店會(huì)根據(jù)記錄的人數(shù)來結(jié)算,。）
　　 13：00：引導(dǎo)參會(huì)人員回房間休息,。
　　 13：00：進(jìn)行樓層巡視，避免外來人員打擾客人休息,，注意安全（小偷及會(huì)議騙子）,。如果是公司的采購部門等重點(diǎn)部門會(huì)議，要避免銷售公司的打擾,，所有送客人的東西一定要由會(huì)務(wù)組轉(zhuǎn)交,。
　　 13：30：檢查下午會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況
　　 14：00：同上午會(huì)議期間安排
　　 16：30：引導(dǎo)回房間休息
　　 16：30：檢查晚餐安排（此處注意，有很多參會(huì)人員晚上不在酒店用餐,，如果是桌餐的話要提前確認(rèn)好人數(shù)）
　　 17：30：引導(dǎo)參會(huì)人員用晚餐
　　 19：00：引導(dǎo)參會(huì)人員回房間休息
　　 19：30：和酒店確認(rèn)第二天安排
　　 20：00：和主辦方商討第二天的安排,，并確認(rèn)當(dāng)天所增加的費(fèi)用。
　　 20：00：在樓層巡視，注意安全,，晚上客人會(huì)到別的房間走動(dòng)而不關(guān)自己的房間門,，同時(shí)一些會(huì)議騙子會(huì)在這個(gè)時(shí)間以同是參加會(huì)議的人員，一起打牌等手段對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行詐騙,。
　　 24：00：酒店前臺(tái)會(huì)對(duì)酒店各個(gè)部門當(dāng)天產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì),，要到前臺(tái)要當(dāng)天會(huì)議所發(fā)生的全部費(fèi)用，回來和自己記錄的情況進(jìn)行比對(duì),，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要在第二天和銷售部協(xié)調(diào),。
　　 如第三天會(huì)議沒有其他變動(dòng)繼續(xù)按此流程運(yùn)做。
　　4.會(huì)議結(jié)束的前一天：要聯(lián)絡(luò)出票,，把參會(huì)人員預(yù)定的車票和機(jī)票送到參會(huì)人員手里,，并確認(rèn)第二天離店時(shí)間。
　　5.會(huì)議結(jié)束：a.安排車輛的送站送機(jī),。
　　 b.和酒店搞好關(guān)系的話客人在4點(diǎn)前離點(diǎn)的話可以只收半天房費(fèi),。
　　 c.送走所有參會(huì)人員后和酒店進(jìn)行結(jié)算。
　　 d.和會(huì)務(wù)用車進(jìn)行結(jié)算,。（這些司機(jī)都是在會(huì)議結(jié)束后當(dāng)時(shí)結(jié)算,，他們可以提供包車用發(fā)票）
　　
　　 在商務(wù)會(huì)議中，因?yàn)楝F(xiàn)在的價(jià)格都是很明的,，所以在會(huì)議中一定要細(xì)心,，在房、餐,、水果,、用車、會(huì)場(chǎng),、設(shè)備等使用中都可以節(jié)省費(fèi)用,。 但前提是一定要和酒店人員搞好關(guān)系，這也是辦好會(huì)議的關(guān)鍵,。必要時(shí)可以分給銷售部主管此會(huì)議的人員一些好處費(fèi),。我們做會(huì)議時(shí)曾經(jīng) 從上述這些環(huán)節(jié)獲得5%的利潤。做好商務(wù)會(huì)議的兩個(gè)關(guān)鍵是1.細(xì)心2.和酒店搞好關(guān)系,。