今天剛組織開完一場大型會議,，開會前幾個小時還被領導批評發(fā)言稿寫得不好，卻在會后受到了領導的一致表揚，說說我對于開會的一些經(jīng)驗吧,。

很多人以為開會就是把一群人集中在一起討論一件事,，但其實大家可能都忽略了開會的意義是為了解決問題的,。

那么對于會議組織者來說,，要想開好一場會議就不是簡簡單單的發(fā)個會議通知把人召集起來，而是應該像電影總導演一樣把控整個會議的前期策劃,、過程實施以及會后復盤改進等,，正如我們的戴明循環(huán)（PDCA）一樣，包含策劃-實施-檢查-改進四個環(huán)節(jié),。

首先,，簡單介紹下什么是PDCA？PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán),，是美國質量管理專家戴明博士提出的,，它是全面質量管理所應遵循的科學程序。是任何一項活動有效進行的一種合乎邏輯的工作程序,。

PDCA是英語單詞Plan(策劃)、Do(實施)、Check(檢查)和Act(處置)的第一個字母,，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進行的,。

如何利用PDCA思路開好場會議？一,、策劃階段

1.策劃階段的第一步我們需要思考以下三個問題：

開會的目的是什么,？

如果不開會，是否有其他解決方式,？

會議的預期目標是什么,？

開會是一件費時費力的事情，畢竟這需要大多數(shù)人停下手上的工作投入進來的,，所以非不得已我一般不愿意開會的,。而在會議之前，我會反復思考以上說的三個問題,，可不可以不開,？可不可以合起來開？如果一定要開,，那我們的預期目標是什么,？

只有思考好了以上問題，我們才能真正開始啟動一場會議的籌備,。

2.策劃階段的第二步：做好會前準備

這里用5W1H的思路做準備,，也就是什么內(nèi)容？為什么開,？誰來開,？什么時間開？在哪里開,？怎么開,？

明確哪些人要參加，和重要領導確定時間,，確定會議地點,，明確會議議程，接著就可以發(fā)會議通知了,。

會議議程一定要詳細,，而且每一項議程都是為了會議的目的而服務的。必要時還要準備好會議主持稿,、發(fā)言稿等,，確保會議按照預期目標順利進行。

二,、開會階段

開會以前我們一般會提前做好會場布置,、座位安排,、設備調試、材料打印,、人員通知等,，明確會議組織者的職責分工，比如誰負責內(nèi)場的協(xié)調,、誰負責簽到指引,，誰負責外場對接等等，如果會前準備做得足夠充分,，那開會階段一般嚴格按照前期策劃的方案執(zhí)行,，就可達成預期的目標。

在會議過程中,，會議主持人需緊扣會議主題,，把控會議節(jié)奏，而會議組織者則需要注意會場的紀律,，統(tǒng)籌把握好每一個環(huán)節(jié),。

在出現(xiàn)突發(fā)狀況時，能夠及時有效地應對和處置,，確保會議能夠正常進行,。

三、復盤和改進階段

會不是開完就完了,，所以每次會議結束之后,，經(jīng)理都會帶著我們復盤，從會議的準備到會場的把控,，找到本次會議中存在的問題,，也為下一次會議的開展提出改進的意見。

而就如今天開會時領導所提示的那樣,，會前我們明確了預期目標,，那復盤就是一個找差距的過程，只有知道差距,，才知道下一次如何做的更好,。

公司流傳一句話：大事開小會，小事開大會,，但不管大會小會,，我們希望你組織的每一場會議都是必要且高效的。

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