今天剛組織開完一場大型會議,，開會前幾個小時還被領(lǐng)導(dǎo)批評發(fā)言稿寫得不好,，卻在會后受到了領(lǐng)導(dǎo)的一致表揚，說說我對于開會的一些經(jīng)驗吧,。

很多人以為開會就是把一群人集中在一起討論一件事,，但其實大家可能都忽略了開會的意義是為了解決問題的。

那么對于會議組織者來說,，要想開好一場會議就不是簡簡單單的發(fā)個會議通知把人召集起來,，而是應(yīng)該像電影總導(dǎo)演一樣把控整個會議的前期策劃、過程實施以及會后復(fù)盤改進(jìn)等,，正如我們的戴明循環(huán)（PDCA）一樣,，包含策劃-實施-檢查-改進(jìn)四個環(huán)節(jié)。

首先,，簡單介紹下什么是PDCA,？PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出的,，它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序,。是任何一項活動有效進(jìn)行的一種合乎邏輯的工作程序。

PDCA是英語單詞Plan(策劃),、Do(實施),、Check(檢查)和Act(處置)的第一個字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行的,。

如何利用PDCA思路開好場會議,？一、策劃階段

1.策劃階段的第一步我們需要思考以下三個問題：

開會的目的是什么,？

如果不開會,，是否有其他解決方式？

會議的預(yù)期目標(biāo)是什么,？

開會是一件費時費力的事情，畢竟這需要大多數(shù)人停下手上的工作投入進(jìn)來的,，所以非不得已我一般不愿意開會的,。而在會議之前，我會反復(fù)思考以上說的三個問題,，可不可以不開,？可不可以合起來開？如果一定要開,，那我們的預(yù)期目標(biāo)是什么,？

只有思考好了以上問題,，我們才能真正開始啟動一場會議的籌備。

2.策劃階段的第二步：做好會前準(zhǔn)備

這里用5W1H的思路做準(zhǔn)備,，也就是什么內(nèi)容,？為什么開？誰來開,？什么時間開,？在哪里開？怎么開,？

明確哪些人要參加,，和重要領(lǐng)導(dǎo)確定時間，確定會議地點,，明確會議議程,，接著就可以發(fā)會議通知了。

會議議程一定要詳細(xì),，而且每一項議程都是為了會議的目的而服務(wù)的,。必要時還要準(zhǔn)備好會議主持稿、發(fā)言稿等,，確保會議按照預(yù)期目標(biāo)順利進(jìn)行,。

二、開會階段

開會以前我們一般會提前做好會場布置,、座位安排,、設(shè)備調(diào)試、材料打印,、人員通知等,，明確會議組織者的職責(zé)分工，比如誰負(fù)責(zé)內(nèi)場的協(xié)調(diào),、誰負(fù)責(zé)簽到指引,，誰負(fù)責(zé)外場對接等等，如果會前準(zhǔn)備做得足夠充分,，那開會階段一般嚴(yán)格按照前期策劃的方案執(zhí)行,，就可達(dá)成預(yù)期的目標(biāo)。

在會議過程中,，會議主持人需緊扣會議主題,，把控會議節(jié)奏，而會議組織者則需要注意會場的紀(jì)律,，統(tǒng)籌把握好每一個環(huán)節(jié),。

在出現(xiàn)突發(fā)狀況時，能夠及時有效地應(yīng)對和處置,，確保會議能夠正常進(jìn)行,。

三,、復(fù)盤和改進(jìn)階段

會不是開完就完了，所以每次會議結(jié)束之后,，經(jīng)理都會帶著我們復(fù)盤,，從會議的準(zhǔn)備到會場的把控，找到本次會議中存在的問題,，也為下一次會議的開展提出改進(jìn)的意見,。

而就如今天開會時領(lǐng)導(dǎo)所提示的那樣，會前我們明確了預(yù)期目標(biāo),，那復(fù)盤就是一個找差距的過程,，只有知道差距，才知道下一次如何做的更好,。

公司流傳一句話：大事開小會,，小事開大會，但不管大會小會,，我們希望你組織的每一場會議都是必要且高效的,。

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