如何組織一次高效的會(huì)議?
我朋友的公司,,一家高新技術(shù)企業(yè),,也是天天開會(huì),。一天必須開三次會(huì),早上上班前一次,,中午上班前一次,,下午下班后一次。現(xiàn)在,,倒閉了,!
當(dāng)然開會(huì)不是倒閉的唯一原因,但后來據(jù)朋友分析,,天天開會(huì)的企業(yè)文化,,容易造成人浮于事,員工執(zhí)行力不足,。
為什么天天開會(huì)容易造成人浮于事,,員工執(zhí)行力不足呢?原因有三點(diǎn):(請(qǐng)關(guān)注我,,點(diǎn)贊我)
第一,,容易培養(yǎng)員工“當(dāng)官”的心理。
職場有句不成文的話“開會(huì)的都是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的”,,為什么會(huì)有這樣的話,。不管是在官場還是職場,領(lǐng)導(dǎo)不是在開會(huì),,就是在開會(huì)的路上,。因?yàn)樗麄冃枰鉀Q問題,需要研究方向,,所以他們需要不斷開會(huì),。但是,如果執(zhí)行者也天天開會(huì),,那么他們也會(huì)有“當(dāng)官”的心理,,從而變成“指揮者”,而不是“執(zhí)行者”,。
第二,,容易造成員工為了開會(huì)而開會(huì)。
一天兩次會(huì)議,,有那么多問題要探討,?有那么多事情要解決?所有不以解決問題為目的的開會(huì)都是耍流氓,。很多公司利用開會(huì)來做激勵(lì)或者了解員工的工作情況,,我覺得效果有限,,一方面,打雞血并不能夠提高員工的業(yè)績,,另一方面,,了解員工的工作情況其實(shí)并沒有什么用,領(lǐng)導(dǎo)完全可以在不占用員工工作時(shí)間的情況下來進(jìn)行了解,,而沒必要專門開會(huì),。
第三,占用員工大量執(zhí)行的時(shí)間,。
員工執(zhí)行不行,,就沒有好的結(jié)果。在工作中,,工作靠結(jié)果,。公司就是靠員工的結(jié)果來生存的。如果所有人,,一個(gè)月下來都沒有賣出公司的產(chǎn)品,,那公司恐怕就生存不下去了。而你,,就是靠給公司的結(jié)果,,獲得你應(yīng)有的回報(bào)。
當(dāng)開會(huì)占去員工大量執(zhí)行的時(shí)間,,員工就很難有結(jié)果,。
所以,頻繁開會(huì),,效果并不好,。
作家杰弗里.基廷曾說過:“創(chuàng)業(yè)公司里,注意力是一種稀缺資源,。所以,,不如用開會(huì)的時(shí)間去做點(diǎn)別的事情?!眴T工參加的會(huì)議越多,,時(shí)間越久,成本就越大,,能不開的會(huì)就別開,,能開短會(huì)就別開長會(huì),這樣員工才能把更多的精力用于認(rèn)真工作,。
但是,,很多公司常年不開一次會(huì)議,這也是存在問題的,。那該如何做,,才能讓會(huì)議效用發(fā)揮到最大呢?要遵循以下6大原則:
原則一:要按對(duì)象分
召開會(huì)議的次數(shù),,總體來說要少而精,,但也不能一刀切。具體召開會(huì)議的次數(shù),,要根據(jù)不同的情況,、不同的崗位、不同的層級(jí)來定,。
1.不同的情況,。
有些工作問題比較多,需要溝通比較多,,那就需要多開會(huì),。比如,項(xiàng)目型的工作,,既要對(duì)內(nèi)溝通,,又要對(duì)外溝通,且問題很容易出現(xiàn),,銜接性比較強(qiáng),,涉及的部門也比較多,這種情況,,必須開會(huì)才能解決問題,。
另外員工的工作需要延續(xù)性的,盡量少開會(huì),。如研發(fā)崗位,,他們可能需要長時(shí)間去思考,如果你早上開一個(gè)會(huì),,然后隔兩個(gè)小時(shí)又叫他們?nèi)ラ_會(huì),,你是在扼殺他們的研發(fā)生命。
2.不同崗位,。
一般來說,,職能型崗位開會(huì)次數(shù)不要太多,如人力資源崗位,,可以每周開一次,。像一些銷售崗位、操作崗位,、易出錯(cuò)的崗位,,則應(yīng)加大開會(huì)的頻率,可以每天開一次,。如一些普工,、品質(zhì)工,、服務(wù)員等一些一出錯(cuò)就容易出問題的崗位。如果你管理一家餐廳,,那你每天不開會(huì)是很不正常的,,你很難控制員工的工作質(zhì)量。
3.不同層級(jí),。
總的來說,,管理層崗位要多開會(huì),而執(zhí)行層崗位要少開會(huì),。層級(jí)越高,,開會(huì)次數(shù)要越多。因?yàn)殚_會(huì)是一種溝通,,而中高層平時(shí)就是要多溝通,,才能讓公司發(fā)展得越來越好!
原則二:要短而高效
有句話這樣說:開會(huì)就像女孩子的裙子,,越短越好,!
總之,別把時(shí)間耗費(fèi)在那些無謂的開會(huì)上,,能用一句話說完的,,就別用兩句話。
所以,,公司的會(huì)議時(shí)間的設(shè)置,,盡量往時(shí)間短里設(shè)置。
很多人通知開會(huì)時(shí)間,,基本上都是9點(diǎn)開始,,然后后面沒有結(jié)束時(shí)間,我就知道,,這次會(huì)議肯定是長而臭了,。浪費(fèi)大家的時(shí)間。
如何做到高效呢,?最重要的是,,要有議題。開會(huì)要有一個(gè)目的,,目的就是要解決什么問題,。然后圍繞要解決的問題談建議、談看法,、談解決方法,,其他的廢話少說。
原則三:要有拍板人在
沒有拍板人人的會(huì)議不要開。因?yàn)闆]有拍板人的會(huì)議,,很可能是無效的,。比如,公司的產(chǎn)品出了品質(zhì)問題,,然后你要組織各部門負(fù)責(zé)人開會(huì),,結(jié)果老板不在,,開會(huì)的都是平級(jí)的部門負(fù)責(zé)人,,那這個(gè)會(huì)議基本是無效的,因?yàn)榇蠹叶贾粫?huì)推脫責(zé)任,,相信開一個(gè)下午,,該解決的問題沒有解決,散會(huì)后,,該有的解決方案沒有,。
所以,你們老板經(jīng)常叫你組織會(huì)議,,其實(shí)有很大可能是無效的會(huì)議,。
原則四:不要期望靠會(huì)議來解決問題
在很多人的觀念里,出問題,,開會(huì),!要溝通,開會(huì),!要布置任務(wù),,開會(huì)!
明明一兩句話就能解決的問題,,非要開會(huì),!
明明走到員工身邊就能交代的事情,非要開會(huì),!
其實(shí)優(yōu)秀的管理者不要期望通過會(huì)議來解決問題,!
開會(huì)永遠(yuǎn)是最后的選擇!優(yōu)秀的管理者要學(xué)會(huì)把帶有規(guī)律性的問題找出來,,設(shè)計(jì)一套規(guī)則與政策來解決反復(fù)發(fā)生的問題,。有了規(guī)則與政策,未來就靠這些規(guī)則與政策來解決大多數(shù)問題,。反過來說,,如果一家公司需要天天開會(huì)去解決問題,那說明這家公司的管理者天天都在“救火”,。
這種“救火”的會(huì)議,,開得越多,公司失敗得越快!
原則五:要有跟蹤
有些會(huì)議非開不可,,那開了就要有結(jié)果,,有結(jié)果就一定要跟蹤。沒有跟蹤的會(huì)議,,又白開了,!
所以,開會(huì)的時(shí)候,,要有會(huì)議紀(jì)要,,會(huì)后,要發(fā)給相關(guān)參會(huì)人員,,同時(shí),,對(duì)在會(huì)上要求完成的事項(xiàng),要有責(zé)任人,,要有完成時(shí)間,,到時(shí)間后,要有驗(yàn)收和通報(bào)等,。
原則六:要有時(shí)間觀念
會(huì)議時(shí)間的安排,,要么在上班前,要么下班后,,不要安排在中間,。
比如,你們公司上班時(shí)間是8:30-12:00,13:30-17:30,,那你的會(huì)議安排時(shí)間可以選擇在8:40-9:40,;11:00-12:00;13:40-14:40,16:30-17:30.
開會(huì)前,,要預(yù)估好結(jié)束的時(shí)間,,盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束,以免耽誤大家的工作,。
以上六個(gè)原則,,希望對(duì)你有幫助。
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