1、做好準備,、制定議程
最好別開沒有準備的會議，沒有準備的會議只會造成一團亂麻,，不僅不能解決問題,，還影響員工士氣,、增加員工和整個公司的時間成本，這也是一項巨大的浪費,。
通常我們建議一定要做事先檢查制度,，特別是遇到重大的會議，如果沒有做好準備,，那必須取消會議,。另外，在會議開始前,，一定要把會議材料提前發(fā)給參會人員,，提醒參會人員要提前看材料并做好準備,，不要等到進了會議室才開始思考,。
另外，會議要有明確清楚的會議議程,，會務工作人員并要在會前書面發(fā)給各參會人員,，使他們能了解會議的目的、時間,、內(nèi)容,，使他們能有充分的時間準備相關的資料和安排好相關工作。保證每一項討論,、每一個環(huán)節(jié)控制在預計時間內(nèi),，避免泛泛而談，漫無邊際,?！　?br>2、明確主題,、保證結(jié)果
明確會議主題,，就是明確開會的目的，只有知道我們想得到什么結(jié)果,，會議才能有所收獲,。我們建議會議的主題，要事先通知參會人員,，并且在會議開始的前幾頁PPT里就要明確顯示會議主題,。
開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結(jié)果,，將是對大家時間的浪費,，所以,，每個人都要積極的參與到會議議程中來，會議監(jiān)督官應該控制好會議時間,，適時打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言,，避免因為太長的時間讓參會人員產(chǎn)生疲勞感。會議監(jiān)督官還要把握會議成果與進程,，沒有定論則另外再討論,，達成決議則當場宣讀并確認的結(jié)論，然后迅速進入下程序,。
3,、規(guī)定紀律、做好訓練
沒有規(guī)矩不成方圓,，開會也需要制定規(guī)矩和紀律,，在會議開始前先宣布會議紀律，規(guī)定處罰措施,。會議中最好設置一名紀律檢查官,，通常建議由主持人擔任，由他來對會場犯規(guī)行為進行提醒,，比方說不安流程進行會議,、發(fā)言帶情緒、私下討論,、發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人等行為,，都應該得到相應提醒或處罰。
企業(yè)應該把培訓是看成節(jié)約時間成本的投資,，讓員工快速成長,、培養(yǎng)員工，減少員工犯錯率,，提升專業(yè)技能,，實際上這也是提高了大家的時間價值和利用效果。
建議各個企業(yè)都應該進行一次如何有效開會的培訓,，包括怎樣開會,，怎樣主持，怎樣記錄,，怎樣追蹤,，怎樣對待分歧，怎樣匯報等,。這些必要的職業(yè)化訓練,，會讓公司的會議變得更高效。
4,、注意語言藝術和技巧,、控制會議時間
開會難免有意見不一或者爭論,，如果處理不好，就會影響開會的效果,，適當注意一些藝術和技巧,，就會化險為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊,、私下批評,，在會中要做到就事論事，對事不對人,，爭論時也要尊重別人,，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,，對意見不同也要注意措詞,，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意,，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人,。有時候要采取民主集中模式，開放心胸,，容納意見,，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,，不要被自己先有的立場所左右,，不要將你的觀點強加于人，如果你要公布既定的政策,、決定,，要在事前說明不容討論，需要參會人員討論的一定不能是既定的決議,。
設定時間,，準時開始、準時結(jié)束：準時開始,、準時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間,，開會一定要準時，并要對每個議程定個大致的時間限制,，一個議題不能討論過久,，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知參會人員,，使他們有思想準備,。
5、做好記錄,、事后追蹤
這一點非常重要,，一定要安排會議記錄人員,，做好準確完整的會議記錄，記錄好會議形成的決議,、具體執(zhí)行人員及完成期限,、此項決議完成需要的資源，避免會后互相推諉,，影響決議的執(zhí)行,。
事后追蹤同樣重要，可以建立會議事后追蹤程序,，跟蹤,、稽核檢查會議的每項決議，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,，確保各項會議決議都能完成,。