1,、做好準(zhǔn)備,、制定議程
最好別開沒有準(zhǔn)備的會議，沒有準(zhǔn)備的會議只會造成一團(tuán)亂麻，不僅不能解決問題,，還影響員工士氣,、增加員工和整個公司的時間成本,，這也是一項(xiàng)巨大的浪費(fèi),。
通常我們建議一定要做事先檢查制度，特別是遇到重大的會議,，如果沒有做好準(zhǔn)備,，那必須取消會議。另外,，在會議開始前,，一定要把會議材料提前發(fā)給參會人員，提醒參會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備,，不要等到進(jìn)了會議室才開始思考,。
另外，會議要有明確清楚的會議議程,，會務(wù)工作人員并要在會前書面發(fā)給各參會人員,，使他們能了解會議的目的、時間,、內(nèi)容,，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。保證每一項(xiàng)討論,、每一個環(huán)節(jié)控制在預(yù)計(jì)時間內(nèi),，避免泛泛而談，漫無邊際,?！　?br>2、明確主題,、保證結(jié)果
明確會議主題,，就是明確開會的目的，只有知道我們想得到什么結(jié)果，會議才能有所收獲,。我們建議會議的主題,，要事先通知參會人員，并且在會議開始的前幾頁P(yáng)PT里就要明確顯示會議主題,。
開會的目的就是解決問題,，會議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對大家時間的浪費(fèi),，所以，每個人都要積極的參與到會議議程中來,，會議監(jiān)督官應(yīng)該控制好會議時間,，適時打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，避免因?yàn)樘L的時間讓參會人員產(chǎn)生疲勞感,。會議監(jiān)督官還要把握會議成果與進(jìn)程,，沒有定論則另外再討論，達(dá)成決議則當(dāng)場宣讀并確認(rèn)的結(jié)論,，然后迅速進(jìn)入下程序,。
3、規(guī)定紀(jì)律,、做好訓(xùn)練
沒有規(guī)矩不成方圓,，開會也需要制定規(guī)矩和紀(jì)律，在會議開始前先宣布會議紀(jì)律,，規(guī)定處罰措施,。會議中最好設(shè)置一名紀(jì)律檢查官，通常建議由主持人擔(dān)任,，由他來對會場犯規(guī)行為進(jìn)行提醒,，比方說不安流程進(jìn)行會議、發(fā)言帶情緒,、私下討論,、發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人等行為，都應(yīng)該得到相應(yīng)提醒或處罰,。
企業(yè)應(yīng)該把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資,，讓員工快速成長、培養(yǎng)員工,，減少員工犯錯率,，提升專業(yè)技能，實(shí)際上這也是提高了大家的時間價(jià)值和利用效果,。
建議各個企業(yè)都應(yīng)該進(jìn)行一次如何有效開會的培訓(xùn),，包括怎樣開會，怎樣主持，怎樣記錄,，怎樣追蹤,，怎樣對待分歧，怎樣匯報(bào)等,。這些必要的職業(yè)化訓(xùn)練,，會讓公司的會議變得更高效。
4,、注意語言藝術(shù)和技巧,、控制會議時間
開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好,，就會影響開會的效果,，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會化險(xiǎn)為夷,，例如要盡量做到在會上公開稱贊,、私下批評，在會中要做到就事論事,，對事不對人,，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人,，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊,，特別是有上級人員參加時更要注意,，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時候要采取民主集中模式,，開放心胸,，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,，不要被自己先有的立場所左右,，不要將你的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策,、決定,，要在事前說明不容討論，需要參會人員討論的一定不能是既定的決議,。
設(shè)定時間,，準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束：準(zhǔn)時開始,、準(zhǔn)時結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時間,，開會一定要準(zhǔn)時,，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久,，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題,。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知參會人員，使他們有思想準(zhǔn)備,。
5,、做好記錄、事后追蹤
這一點(diǎn)非常重要,，一定要安排會議記錄人員,，做好準(zhǔn)確完整的會議記錄，記錄好會議形成的決議,、具體執(zhí)行人員及完成期限,、此項(xiàng)決議完成需要的資源，避免會后互相推諉,，影響決議的執(zhí)行,。
事后追蹤同樣重要,，可以建立會議事后追蹤程序,，跟蹤、稽核檢查會議的每項(xiàng)決議,，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,，確保各項(xiàng)會議決議都能完成。