一,、確定會(huì)議主題

現(xiàn)在社會(huì)是一個(gè)高效率的社會(huì),，無(wú)論是機(jī)關(guān),、組織還是企事業(yè)單位，都必須減少會(huì)議,，開有效會(huì)議,。所以確定會(huì)議主題十分重要。會(huì)議主題一般由公司管理層確定,，或者由具體辦事部門或者人員提出,。對(duì)于必須研討的會(huì)議,，我們就要圍繞主題組織會(huì)議了,。

二、確定會(huì)議具體內(nèi)容

圍繞會(huì)議主題,，我們要研究會(huì)議內(nèi)容,，包括會(huì)議分幾個(gè)議題，會(huì)議是匯報(bào)式,、自由討論式,、發(fā)布式等等。

三,、確定參會(huì)人員

圍繞會(huì)議內(nèi)容,，我們要確定出席人員、列席人員,、支持人和記錄人,。只有確定好參加人員，我們才能安排會(huì)議時(shí)間和流程,。

四,、確定會(huì)議時(shí)間

確定會(huì)議時(shí)間要首先征求主要領(lǐng)導(dǎo)意見，只有主要領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間,，會(huì)議才能召開,。其次是征求其他人員時(shí)間，如果符合會(huì)議規(guī)定人數(shù),，就可以確定時(shí)間了,。

五、確定會(huì)議地點(diǎn)

我們要按照會(huì)議人數(shù)和時(shí)間，安排會(huì)議室,，既要滿足大小需求,，又不能和其他活動(dòng)沖突。

六,、下發(fā)會(huì)議通知

將以上內(nèi)容按照通知撰寫格式,，就可以寫成一個(gè)會(huì)議通知了。當(dāng)然會(huì)議通知還要加上一些要求和說(shuō)明,，例如關(guān)于請(qǐng)假或者關(guān)于著裝等,。

七、會(huì)前準(zhǔn)備

按照時(shí)間,，準(zhǔn)備各項(xiàng)會(huì)議材料,，包括安排人員撰寫、印刷,。確定參會(huì)人員的行程,，是否能夠按時(shí)到會(huì)。準(zhǔn)備桌簽,，安排桌次,，并形成會(huì)議指南。擺放茶水,、紙筆等,。會(huì)前這些準(zhǔn)備必須到位。

八,、召開會(huì)議

會(huì)議一般由主持人主持,，按照秩序發(fā)言，討論,，記錄員做好記錄,。注意提前準(zhǔn)備好主持詞，并擺放到位,。

九,、結(jié)束會(huì)議

會(huì)議結(jié)束后，要回收相關(guān)資料,，恢復(fù)會(huì)議室,，結(jié)算費(fèi)用，并由相關(guān)人員形成會(huì)議紀(jì)要,，安排工作跟蹤,。整個(gè)會(huì)議結(jié)束。