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企業(yè)如何逐步做好流程細(xì)化

2022-02-04 05:00:30任務(wù)營(yíng)銷(xiāo)1

企業(yè)流程是一個(gè)非常復(fù)雜的體系,,無(wú)論是大集團(tuán)還是小企業(yè),,流程的規(guī)模都是差不多的,,可能只是設(shè)計(jì)到的部門(mén)不同而已,。如CRM項(xiàng)目所涉及到的訂單管理流程,,各個(gè)企業(yè)都差不多,。但是,,若把流程細(xì)化,,若拿一個(gè)放大鏡看,,各個(gè)公司的訂單管理流程還是有差異的,。而我們作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,就是要拿著放大鏡去尋找各個(gè)流程的差異點(diǎn),,因?yàn)檫@些差異的地方,,就是我們以后工作的重點(diǎn)。 一,、 對(duì)于流程要分層次管理,。 若說(shuō)訂單管理流程,各個(gè)公司是大同小異,但是,,若把訂單管理流程一一分解開(kāi)來(lái),,則就會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多的差異。如訂單管理流程,,可以細(xì)分為樣品訂單管理流程,、預(yù)付訂單管理流程、倉(cāng)庫(kù)訂單管理流程,、POS訂單管理流程,、標(biāo)準(zhǔn)訂單管理流程等等。一個(gè)訂單管理流程,,可以分解成這么多的子流程,,而這些子流程之間,又是存在很多的差異,。你若想偷懶,,把預(yù)付訂單流程跟標(biāo)準(zhǔn)訂單流程合并在一起,那是行不通的,。 我以前有一個(gè)客戶,,我讓其準(zhǔn)備客戶關(guān)系管理相關(guān)的流程。幾天后,,我去追蹤客戶的流程整理工作時(shí),,差點(diǎn)被他們氣的吐血。銷(xiāo)售管理流程畫(huà)了整整的一張紙,,什么預(yù)付訂單管理流程,、首次訂單管理流程等等都在一張紙?bào)w現(xiàn)出來(lái),這種圖紙可能只有專(zhuān)家才可以看得懂,,一般人員,,包括部門(mén)經(jīng)理可能也會(huì)看得眼花繚亂。這種流程圖看起來(lái)都覺(jué)得吃力,,更不用說(shuō)再次基礎(chǔ)上,,進(jìn)行一些流程的優(yōu)化了。最后,,我當(dāng)然讓他們重新整理,。 我個(gè)人的建議,對(duì)于這些比較復(fù)雜的流程要進(jìn)行分層管理與控制,。 如對(duì)于企業(yè)整個(gè)管理流程來(lái)說(shuō),,銷(xiāo)售部門(mén)的管理流程可以分為銷(xiāo)售訂單管理、出貨管理,、訂單分析,、報(bào)表制作,、客戶資料管理等管理流程;而銷(xiāo)售訂單管理流程根據(jù)訂單性質(zhì)的不同,又可以分為樣品訂單管理流程,、預(yù)付訂單管理流程,、倉(cāng)庫(kù)訂單管理流程、POS訂單管理流程,、標(biāo)準(zhǔn)訂單管理流程等等,。預(yù)付訂單管理流程又可以分為按銷(xiāo)售訂單控制的預(yù)付訂單流程與出貨控制的預(yù)付訂單流程。為什么要進(jìn)行如此的細(xì)分呢?因?yàn)楣庹f(shuō)訂單管理流程,,我們粗粗的一看,覺(jué)得沒(méi)有大的區(qū)別,,但是我們?nèi)舭唁N(xiāo)售訂單分為預(yù)付訂單與標(biāo)準(zhǔn)訂單時(shí),,我們才會(huì)發(fā)現(xiàn)這兩者之間還是有比較大的差異;同理,我們光說(shuō)是預(yù)付訂單,,就會(huì)覺(jué)得所有的預(yù)付訂單都一樣,,可是,我們?nèi)粼俅芜M(jìn)行細(xì)分,,分為根據(jù)訂單控制的與出貨控制的兩種預(yù)付訂單類(lèi)型,,我們又會(huì)發(fā)現(xiàn),兩種不同類(lèi)型的預(yù)付訂單,,其控制的點(diǎn)是不同的,,而且,其具體控制的部門(mén)也有所差異,。我們?nèi)舨话唁N(xiāo)售訂單管理流程進(jìn)行如此分層次的管理,,如此細(xì)化,就不能夠發(fā)現(xiàn)彼此之間的異同,,在后面的工作中,,我們也很難找到突破點(diǎn)。所以,,我建議企業(yè),,在整理流程之前,先把企業(yè)流程的層次劃分清楚,,然后,,再根據(jù)這個(gè)層次圖,去梳理具體的管理流程,,并一一找出其關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),。下面附上我某個(gè)客戶的訂單下單的流程層次圖,以供參考,。 如何對(duì)管理流程的層次進(jìn)行分層呢?我認(rèn)為主要的標(biāo)志,,就是各個(gè)流程是否有比較明顯的差異,。如預(yù)付訂單管理流程,其下在銷(xiāo)售訂單上進(jìn)行控制與在出貨時(shí)進(jìn)行控制,,兩者有比較明顯的區(qū)分,,一是在下訂單時(shí)控制,客戶沒(méi)有付款就不能下訂單,,其他部門(mén)也不能根據(jù)這張銷(xiāo)售訂單生成采購(gòu)計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃;而若把控制點(diǎn)放在倉(cāng)庫(kù),,則意味著即時(shí)客戶在下單的時(shí)候沒(méi)有付清款項(xiàng),只要在出貨之前,,付清,,企業(yè)就可以按時(shí)把貨物發(fā)送給客戶,否則的話,,系統(tǒng)就不允許該張訂單出貨,。很明顯,這兩支流程雖然都是預(yù)付訂單管理流程,,但是,,還是有比較大的差異。若我們把這兩支流程合并在一起,,就很難發(fā)現(xiàn)兩者到底有什么差別,,而且,在后續(xù)的工作中,,我們也很難確定每支流程的管理重點(diǎn),。所以,無(wú)論從哪方面出發(fā),,我個(gè)人認(rèn)為,,對(duì)于流程進(jìn)行分層次管理、細(xì)化管理,,是非常有必要的,。 二、 流程細(xì)化是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程,。 很多人反對(duì)業(yè)務(wù)流程分層管理與業(yè)務(wù)流程細(xì)化,,一個(gè)重要的借口就是說(shuō),業(yè)務(wù)流程在時(shí)刻變化,,若每次變化都去更改每個(gè)流程非常麻煩,,若只更改一個(gè)大的流程,那工作量還少一點(diǎn),,但是,,若取更改下面的每一個(gè)細(xì)化的流程,那工作量就非常的大,。 如對(duì)于銷(xiāo)售訂單下單管理流程,,若現(xiàn)在企業(yè)出于資金安全的考慮,,要對(duì)于銷(xiāo)售訂單進(jìn)行分級(jí)管理,訂單金額在100萬(wàn)元以上的單據(jù),,要由銷(xiāo)售總監(jiān)進(jìn)行審批,。若不對(duì)銷(xiāo)售訂單進(jìn)行分層或者細(xì)化管理的話,則只需要在總的流程上進(jìn)行管理;但是,,若對(duì)銷(xiāo)售訂單進(jìn)行細(xì)化管理的話,,則需要對(duì)下面的每個(gè)流程都進(jìn)行更改,需要重新書(shū)寫(xiě)下面的管理流程說(shuō)明,。后者的工作量明顯要比前面的大,。 事實(shí)上確實(shí)如此。天下沒(méi)有免費(fèi)的午餐,,通過(guò)對(duì)于流程的細(xì)化管理,,達(dá)到提高流程的安全性與便捷性,必然要付出一定的代價(jià),。我認(rèn)為,這點(diǎn)代價(jià)是值得的,。為什么如此呢?就拿上面這個(gè)訂單的分級(jí)管理為例子吧,。一次我一家客戶,CRM系統(tǒng)上線一年后,,他們也要對(duì)銷(xiāo)售訂單進(jìn)行訂單金額的管理,,他們要求訂單一次性金額超過(guò)50萬(wàn)的,要有副總審核,。這家客戶對(duì)于企業(yè)管理流程是采取細(xì)化管理的策略,。他們對(duì)銷(xiāo)售訂單管理流程進(jìn)行重新修改的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)對(duì)于預(yù)付訂單來(lái)說(shuō),,因?yàn)橛唵蔚目铐?xiàng)是客戶預(yù)付的,,所以,對(duì)此就沒(méi)有必要執(zhí)行訂單多級(jí)審批的政策,。后來(lái)經(jīng)過(guò)公司的討論,,一致決定,對(duì)于預(yù)付訂單不需要進(jìn)行這個(gè)分級(jí)管理的策略,。設(shè)想一下,,我們?nèi)魧?duì)訂單管理流程沒(méi)有具體的細(xì)化,則在訂單流程更改時(shí)就很難發(fā)現(xiàn)這個(gè)小問(wèn)題,。而我們對(duì)于預(yù)付訂單這種銷(xiāo)售訂單類(lèi)型,,很可能也會(huì)采取多級(jí)審批,而對(duì)于這種單據(jù)執(zhí)行多級(jí)審批的話,,那就畫(huà)蛇添足了,。 流程細(xì)化是一個(gè)不斷完善的過(guò)程,,除了以上這一層含義外,另外還包含對(duì)于現(xiàn)有流程庫(kù)的不斷補(bǔ)充,。 剛開(kāi)始出于時(shí)間,、精力等的限制,我們對(duì)于流程的整理可能不會(huì)那么全面,,會(huì)有漏網(wǎng)之魚(yú),。而在后續(xù)的操作中,我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一些新的流程;或者出于管理的需要,,企業(yè)管理層采取了一些新的管理的策略;有時(shí)候,,還會(huì)出現(xiàn)一些例外情況,會(huì)為此制定對(duì)應(yīng)的管理流程,。如我以前在企業(yè)中負(fù)責(zé)CRM項(xiàng)目的時(shí)候,,一次企業(yè)在管理中,發(fā)生了一個(gè)非常嚴(yán)重的錯(cuò)誤,??蛻魧?duì)于電線上的印字作了更改,但是,,業(yè)務(wù)員一時(shí)疏忽,,沒(méi)有對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn),、檢驗(yàn)人員告知,,導(dǎo)致,最后客戶退貨,。這讓企業(yè)差點(diǎn)失去了這個(gè)客戶,。出現(xiàn)這種情況后,企業(yè)馬上制定了相關(guān)的控制流程,,規(guī)定,,以后客戶訂單出現(xiàn)的特殊變更,業(yè)務(wù)人員要通知到個(gè)人,,并在系統(tǒng)中,,要作特殊的標(biāo)識(shí)。這就是一個(gè)意外情況的管制流程,,一個(gè)新的流程,。企業(yè)就把這個(gè)流程加入到了原有的流程庫(kù)中。 所以說(shuō),,流程細(xì)化管理是一個(gè)持續(xù)完善的過(guò)程,。在這個(gè)過(guò)程中,企業(yè)要不斷的完善原有的流程庫(kù),。也就是說(shuō),,流程庫(kù)是一個(gè)動(dòng)態(tài)改變的過(guò)程,。 總之,流程細(xì)化的工作,,不僅要對(duì)流程進(jìn)行分層管理,,而且,在平時(shí),,還要對(duì)流程庫(kù)進(jìn)行不斷的完善與補(bǔ)充,,如此,細(xì)化的流程才能夠符合企業(yè)的實(shí)際狀況,。若流程跟企業(yè)的現(xiàn)狀脫節(jié),,那流程也就失去了其存在的意義?!疚恼鲁鎏帯?/p>

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標(biāo)簽: 流程細(xì)化逐步