文檔管理工作主要負責(zé)文檔,、電子表格,、圖形和影象掃描文檔的查閱,、存儲、分類和檢索,。

建筑工程檔案管理主要負責(zé)關(guān)于建筑工程的文檔,、電子表格、圖形和影象掃描文檔的查閱,、存儲,、分類和檢索。

1,、工作內(nèi)涵：

每個文本具有一個類似于索引卡的記錄,，記錄了諸如作者、文檔描述,、建立日期和使用的應(yīng)用程序類型之類的信息,。這些文檔一般歸檔在較便宜的磁帶上，特殊情況時則歸檔在可讀寫的光盤上,。

2,、文檔管理的系統(tǒng)元素：

（1）在組織中可以創(chuàng)建哪些類型的文檔和其他內(nèi)容。

（2）對于每種類型的文檔使用哪些模板,。

（3）對于每種類型的文檔提供哪些元數(shù)據(jù),。

（4）在文檔生命周期的每個階段將文檔存儲在何處。

（5）在文檔生命周期的每個階段如何控制對于文檔的訪問,。

（6）當(dāng)團隊成員一起致力于文檔創(chuàng)建,、審核、批準,、發(fā)布或處置時，如何在組織內(nèi)移動文檔,。

（7）要將哪些策略應(yīng)用于文檔,，以便審計與文檔相關(guān)的操作，以適當(dāng)方式保留或處置文檔,，以及保護對組織比較重要的內(nèi)容,。

（8）當(dāng)文檔在其生命周期中從一個階段過渡到另一個階段時，如何轉(zhuǎn)換文檔,。

（9）如何將文檔視為企業(yè)記錄,，在這種情況下，必須根據(jù)法律要求和公司準則保留文檔,。

3,、文檔管理的主要布步驟：

（1）確定文檔管理角色確保您的計劃中包含組織的重要項目負責(zé)人的反饋意見，您具有適當(dāng)?shù)膱F隊來實現(xiàn)解決方案，并且您知道誰將參與文檔管理過程,。致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)有關(guān)創(chuàng)建文檔管理規(guī)劃團隊的詳細信息,，請參閱確定文檔管理參與者和項目負責(zé)人。

（2）分析文檔用途在確定使用文檔的人員后,，確定他們使用的文檔類型以及使用方式,。有關(guān)詳細信息，請參閱分析文檔用途,。

（3）規(guī)劃文檔的組織結(jié)構(gòu)您可以將文檔放在庫,、團隊網(wǎng)站和門戶網(wǎng)站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲功能,，從專門的網(wǎng)站（如記錄庫）到自由格式文檔庫（用于特殊文檔創(chuàng)建和協(xié)作）,。

（4）規(guī)劃內(nèi)容類型使用內(nèi)容類型來組織有關(guān)文檔類型的信息，如元數(shù)據(jù),、文檔模板,、策略和工作流程。這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟,。

（5）規(guī)劃內(nèi)容控制您可以為每種內(nèi)容類型和存儲位置規(guī)劃適當(dāng)?shù)目刂萍墑e,。例如，對于文檔庫,，您可以計劃要求簽入和簽出以及使用信息權(quán)限管理來防止未授權(quán)分發(fā)文檔,。有關(guān)詳細信息，請參閱規(guī)劃版本控制,、內(nèi)容審批和簽出,。

（6）規(guī)劃工作流通過為組織規(guī)劃工作流，當(dāng)每個參與者在文檔的生命周期中進行協(xié)作時,，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式,。

（7）規(guī)劃策略對于每種內(nèi)容類型，應(yīng)規(guī)劃信息管理策略,，以保證文檔獲得適當(dāng)?shù)膶徲?、保留，或者根?jù)組織的機構(gòu)要求和法律要求處理文檔,。