【案例】 　　小A是剛畢業(yè)不久的年輕大學(xué)生，進(jìn)入公司之后,，他所處理的很大一部分工作是會議組織事務(wù),，可這也成為他最大的一個煩惱。

　　由于公司領(lǐng)導(dǎo)眾多,，會議也多,，時間和場地總是會出現(xiàn)沖突，再加上沒有會議主持人 　　進(jìn)行管理,，總是產(chǎn)生議程混亂,，議而不決，冗長低效的情況,。領(lǐng)導(dǎo)不止一次地批評了小A,，小A也很委屈，學(xué)校里的會哪有這么麻煩,，隨便拉到一個教室,，兩三句話就講完了，哪里還能考慮到這么多問題,?！　n心忡忡的小A來到了李教授的辦公室，就他所遇到的問題進(jìn)行請教,?！　　窘庖伞?　　小A(以下簡稱A):李教授，為什么一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢,？ 　　李教授(以下簡稱李)：呵呵,，看似簡單，其實并不簡單,，它也是一項龐大的系統(tǒng)工程啊,。你所遇到的，其實是我們所說的商務(wù)禮儀的問題,?！　:商務(wù)禮儀是什么概念？ 　　李：商務(wù)禮儀是在商務(wù)活動中體現(xiàn)相互尊重的行為準(zhǔn)則,，它是一種行為的準(zhǔn)則,，用來約束我們?nèi)粘Ｉ虅?wù)活動的方方面面,。它的核心作用是為了體現(xiàn)人與 人之間的相互尊重。我們可以用一種簡單的方式來概括商務(wù)禮儀,，它是商務(wù)活動中對人的儀容儀表和言談舉止的普遍要求,。儀容儀表是指個人的形象。言談舉止是指每一個人在商務(wù)活動中的職業(yè)表現(xiàn),?！　:那么李教授，從商務(wù)禮儀的角度來看,，怎樣才能組織好一場會議呢,？ 　　李：首先你要對會議的性質(zhì)有所了解?！　“磪藛T來分類,，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議,，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會,、研討會、座談會等,。內(nèi)部會議包括定期的工作周例會,、月例會、年終的總結(jié)會,、表彰會,，以及計劃會等等?！　：每次開會前我總是手忙腳亂,，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來,，還經(jīng)常漏掉一些事項,。　　李：年輕人毛躁點(diǎn)可以理解,。從商務(wù)禮儀的角度,，我們將會議分成會議前、會議中,、會議后,。　　在會議前的準(zhǔn)備工作中,，我們需要注意以下這幾方面： 　　WHEN-時間,，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進(jìn)行多長時間,。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作,?！　HERE-地點(diǎn)，是指會議在什么地點(diǎn)進(jìn)行,，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進(jìn)行,。　　WHO-人物,，以外部客戶參加的公司外部會議為例,，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席,，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議,?！　HAT-會議的議題,，就是要討論哪些問題?！　THERS-會議物品的準(zhǔn)備,，就是根據(jù)這次會議的類型、目的,，需要哪些物品,。比如紙、筆,、筆記本,、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等,?！　：聽您這么一說，我就明白多了,，還有一個問題讓我經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)批評,，座位怎么排，怎么坐都很有講究,，可是我一點(diǎn)也不懂,。　　李：在中國傳統(tǒng)文化中,，十分講究長幼尊卑之分,，同樣在商務(wù)禮儀中也會面臨這樣一些需要排定坐次的情況。一般情況下,，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議,。　　如果會議室中是長方形的桌子,，包括橢圓形,，就是所謂的方桌會議,，方桌可以體現(xiàn)主次?！　≡诜阶罆h中,，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo),，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊,，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準(zhǔn)點(diǎn),，在里側(cè)是主賓的位置,。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側(cè)來就坐,，主人坐在會議桌的右邊,，而客人坐在會議桌的左邊?！　∵€有一種是為了盡量避免這種主次的安排,，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議,。在圓桌會議中,，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點(diǎn),，比較靠里面的位置是比較主要的座位,，就可以了?！　:還有,，在會議進(jìn)行過程中，大家總是沒有重點(diǎn),，東拉西扯,，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆,，最后搞得大家筋疲力盡,，不了了之?！　±睿哼@就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了,。　　一個有經(jīng)驗的會議主持人應(yīng)該起到以下作用： 　　?介紹參會人員 　　?控制會議進(jìn)程 　　?避免跑題或議而不決 　　?控制會議時間 　　當(dāng)然會議之前的溝通也很重要,，讓大家對議題充分熟悉,，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達(dá)成共識,，這就是一個高效會議的訣竅,。　　A:謝謝李教授,，聽完您這番話,，我對以后的工作充滿了信心，不會再犯向以前那樣幼稚的錯誤了,?！　±睿汉呛牵贻p人犯錯誤,，連上帝都會原諒的,，我再提醒你幾點(diǎn)?！　≡跁h完畢之后,，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀,。主要包括： 　　?會談要形成文字結(jié)果,，哪怕沒有文字結(jié)果,，也要形成階段性的決議,，落實到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn),； 　　?贈送公司的紀(jì)念品,； 　　?參觀，如參觀公司,，或廠房等,。　　?如果必要,，合影留念,。　　有始有終,，才是一個負(fù)責(zé)任的會議組織者,。