一,、目標(biāo)明確

在商務(wù)活動中,，做PPT通常是為了追求簡潔明朗的表達效果，以便有效輔助溝通,。但是PPT也有局限性,。不了解這些局限,，在PPT里面書寫長篇文字報告，繪制復(fù)雜表格——這種“超能”的PPT,，不僅制作過程痛苦,，而且最終結(jié)果通常是“根本看不懂!”

那么PPT的特長和局限分別是什么?我注意到外企員工言談當(dāng)中，常用英文“Presentation”來代替這個意義模糊的“PPT”,。我查了查,，發(fā)現(xiàn)維基百科詞典上對“Presentation”的解釋，恰好說出了它的目的,、能力特長和局限,。

只能面向一類觀眾，演示一個話題內(nèi)容,，只能表達關(guān)鍵要點,，達到留下深刻印象的目的。

牢記這幾點,，那我們做PPT的時候,，就自然會比較“收斂”，也容易確定一個更合理的目標(biāo),。這樣就不會再洋洋灑灑做出六七十頁,，企圖在一個文件里面討論好幾個復(fù)雜問題了。

二,、形式合理

微軟給PPT文件起了個中文名字：演示文檔,。顧名思義就知道它的用法了。

但實際上PPT文件有兩種主要用法,。一是輔助現(xiàn)場演講的演示，二是直接發(fā)送給受眾自己閱讀,。要保證達到理想的效果,，就必須針對不同的用法選用合理的形式?？紤]配合演講或直接閱讀時受眾的感受,，做相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理。

演講現(xiàn)場用的PPT,，就要全力服務(wù)于演講,。多用圖表圖示，少用文字,。這樣讓觀眾可以一邊看,，一邊聽你講。演講,、演示相得益彰,，效果是最好的,。這種情況下適當(dāng)?shù)倪\用特效、動畫等功能,，可以幫助你控制演講的節(jié)奏,，也可以讓演示效果豐富多彩，有利于活躍演講氣氛,。

直接送去給別人閱讀的PPT,，則必須添加盡可能簡潔但描述清晰的文字，以代替你的演講,，引領(lǐng)讀者理解你的思路,。整個PPT和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高,。這樣才能保證受眾獨自閱讀PPT就能“跟著你走”,，理解你的意思。

而在這種PPT里面使用特效,、動畫就必須非常謹(jǐn)慎了,。因為這些特效可能會讓閱讀者點鼠標(biāo)點得手指發(fā)酸，更可能讓PPT文件體積暴增,，很難通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送,。

三、邏輯清晰

如前文所述,，“簡潔”正是PPT能在“時間就是金錢”的商業(yè)活動中廣泛流行的原因,。但為了追求簡潔，我們很容易無意識地刪減了一些要點,，受眾就“看不懂”,。

想保證要點齊全，就要建立清晰,、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿?。有兩種方法是非常有效的。

一是遵循幻燈片的結(jié)構(gòu)邏輯,。通常一個PPT文件包含10～30張幻燈片,，不僅要包含封面頁、結(jié)束頁和內(nèi)容頁,，還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu),。必須有章節(jié)頁(各章節(jié)的封面)把不同階段的內(nèi)容劃分開，并呼應(yīng)目錄,，保障整體連貫,。結(jié)束頁之前，還要有總結(jié)頁,，引領(lǐng)受眾回顧要點,，切實留下深刻印象,。每一個內(nèi)容頁，也必須嚴(yán)格遵守大標(biāo)題,、小標(biāo)題,、正文、注釋……這樣的內(nèi)容層級結(jié)構(gòu),。而且結(jié)構(gòu)層次不宜太多,，關(guān)系要么并列，要么遞進,。否則,，不僅閱讀者會看暈，很可能你演講時自己都會講暈,。