一,、目標(biāo)明確

在商務(wù)活動(dòng)中，做PPT通常是為了追求簡(jiǎn)潔明朗的表達(dá)效果,，以便有效輔助溝通,。但是PPT也有局限性,。不了解這些局限，在PPT里面書寫長(zhǎng)篇文字報(bào)告,，繪制復(fù)雜表格——這種“超能”的PPT,，不僅制作過程痛苦，而且最終結(jié)果通常是“根本看不懂!”

那么PPT的特長(zhǎng)和局限分別是什么?我注意到外企員工言談當(dāng)中,，常用英文“Presentation”來代替這個(gè)意義模糊的“PPT”,。我查了查，發(fā)現(xiàn)維基百科詞典上對(duì)“Presentation”的解釋,，恰好說出了它的目的,、能力特長(zhǎng)和局限,。

只能面向一類觀眾，演示一個(gè)話題內(nèi)容,，只能表達(dá)關(guān)鍵要點(diǎn),，達(dá)到留下深刻印象的目的。

牢記這幾點(diǎn),，那我們做PPT的時(shí)候,，就自然會(huì)比較“收斂”，也容易確定一個(gè)更合理的目標(biāo),。這樣就不會(huì)再洋洋灑灑做出六七十頁(yè),，企圖在一個(gè)文件里面討論好幾個(gè)復(fù)雜問題了。

二,、形式合理

微軟給PPT文件起了個(gè)中文名字：演示文檔,。顧名思義就知道它的用法了。

但實(shí)際上PPT文件有兩種主要用法,。一是輔助現(xiàn)場(chǎng)演講的演示,，二是直接發(fā)送給受眾自己閱讀。要保證達(dá)到理想的效果,，就必須針對(duì)不同的用法選用合理的形式,。考慮配合演講或直接閱讀時(shí)受眾的感受,，做相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理,。

演講現(xiàn)場(chǎng)用的PPT，就要全力服務(wù)于演講,。多用圖表圖示,，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看,，一邊聽你講,。演講、演示相得益彰,，效果是最好的,。這種情況下適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用特效、動(dòng)畫等功能,，可以幫助你控制演講的節(jié)奏，也可以讓演示效果豐富多彩,，有利于活躍演講氣氛,。

直接送去給別人閱讀的PPT，則必須添加盡可能簡(jiǎn)潔但描述清晰的文字,，以代替你的演講,，引領(lǐng)讀者理解你的思路,。整個(gè)PPT和其中的每一頁(yè)幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高,。這樣才能保證受眾獨(dú)自閱讀PPT就能“跟著你走”,，理解你的意思。

而在這種PPT里面使用特效,、動(dòng)畫就必須非常謹(jǐn)慎了,。因?yàn)檫@些特效可能會(huì)讓閱讀者點(diǎn)鼠標(biāo)點(diǎn)得手指發(fā)酸，更可能讓PPT文件體積暴增,，很難通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送,。

三、邏輯清晰

如前文所述,，“簡(jiǎn)潔”正是PPT能在“時(shí)間就是金錢”的商業(yè)活動(dòng)中廣泛流行的原因,。但為了追求簡(jiǎn)潔，我們很容易無意識(shí)地刪減了一些要點(diǎn),，受眾就“看不懂”,。

想保證要點(diǎn)齊全，就要建立清晰,、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿?。有兩種方法是非常有效的。

一是遵循幻燈片的結(jié)構(gòu)邏輯,。通常一個(gè)PPT文件包含10～30張幻燈片,，不僅要包含封面頁(yè)、結(jié)束頁(yè)和內(nèi)容頁(yè),，還必須有緊跟封面頁(yè)的目錄頁(yè)來展示整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu),。必須有章節(jié)頁(yè)(各章節(jié)的封面)把不同階段的內(nèi)容劃分開，并呼應(yīng)目錄,，保障整體連貫,。結(jié)束頁(yè)之前，還要有總結(jié)頁(yè),，引領(lǐng)受眾回顧要點(diǎn),，切實(shí)留下深刻印象。每一個(gè)內(nèi)容頁(yè),，也必須嚴(yán)格遵守大標(biāo)題,、小標(biāo)題、正文,、注釋……這樣的內(nèi)容層級(jí)結(jié)構(gòu),。而且結(jié)構(gòu)層次不宜太多，關(guān)系要么并列，要么遞進(jìn),。否則,，不僅閱讀者會(huì)看暈，很可能你演講時(shí)自己都會(huì)講暈,。